Tudo sobre o SharePoint e como utilizá-lo para potencializar a produtividade na sua empresa

O SharePoint é uma plataforma robusta desenvolvida pela Microsoft que permite a colaboração eficiente e a gestão de documentos dentro das organizações. Desde o seu lançamento, o SharePoint evoluiu para se tornar uma ferramenta essencial para empresas que buscam aumentar a produtividade e melhorar a comunicação interna. Neste blogpost, vamos explorar tudo sobre o SharePoint e como você pode utilizá-lo para potencializar a produtividade na sua empresa.

O que é o SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma de colaboração baseada na web que integra com o Microsoft Office. Lançado pela primeira vez em 2001, o SharePoint permite que as empresas criem sites internos (intranets) para facilitar a troca de informações e a colaboração entre os funcionários. Ele oferece uma ampla gama de funcionalidades, incluindo gerenciamento de documentos, automação de processos de negócios, criação de sites e portais, e muito mais.

Principais Funcionalidades do SharePoint

1. Gestão de Documentos O SharePoint facilita o armazenamento, a organização e o compartilhamento de documentos dentro da empresa. Com ele, é possível criar bibliotecas de documentos onde os arquivos podem ser armazenados de forma centralizada e acessível a todos os colaboradores.
2. Sites de Equipe Com o SharePoint, você pode criar sites de equipe personalizados para diferentes departamentos ou projetos. Esses sites servem como um hub central para a equipe colaborar, compartilhar documentos, e manter-se atualizada sobre as atividades do projeto.
3. Fluxos de Trabalho O SharePoint permite a criação de fluxos de trabalho automatizados que ajudam a simplificar e automatizar processos de negócios. Isso inclui aprovação de documentos, coleta de feedbacks, e muito mais.
4. Integração com Microsoft Office O SharePoint se integra perfeitamente com outras ferramentas do Microsoft Office, como Word, Excel e Outlook. Isso facilita a criação, edição e compartilhamento de documentos diretamente no SharePoint.
5. Pesquisa Empresarial O SharePoint oferece uma poderosa funcionalidade de pesquisa que permite encontrar rapidamente documentos, sites e outras informações relevantes dentro da organização.
6. Segurança e Controle de Acesso Com o SharePoint, você pode definir permissões de acesso específicas para documentos e sites, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis.
7. Gestão de Conteúdo Além de documentos, o SharePoint permite a gestão de outros tipos de conteúdo, como páginas da web, listas, calendários e muito mais.

Como o SharePoint Pode Potencializar a Produtividade na Sua Empresa

1. Centralização da Informação Uma das principais vantagens do SharePoint é a centralização da informação. Com todos os documentos e dados armazenados em um único local, os colaboradores podem acessar facilmente as informações de que precisam, reduzindo o tempo gasto na busca por arquivos e informações.
2. Colaboração Melhorada O SharePoint facilita a colaboração entre equipes e departamentos. Com sites de equipe personalizados, os membros da equipe podem trabalhar juntos em documentos, compartilhar informações e comunicar-se de forma mais eficaz.
3. Automação de Processos Os fluxos de trabalho automatizados do SharePoint ajudam a simplificar processos repetitivos e demorados. Isso libera tempo para os colaboradores se concentrarem em tarefas mais estratégicas e de maior valor.
4. Integração com Ferramentas Existentes A integração do SharePoint com outras ferramentas do Microsoft Office significa que os colaboradores podem continuar a usar as ferramentas com as quais já estão familiarizados, enquanto aproveitam os benefícios adicionais do SharePoint.
5. Acesso Remoto Com o SharePoint Online, os colaboradores podem acessar documentos e informações de qualquer lugar, a qualquer momento, usando qualquer dispositivo com acesso à internet. Isso é especialmente útil para empresas com equipes remotas ou distribuídas.
6. Segurança e Conformidade O SharePoint oferece robustas funcionalidades de segurança e conformidade, garantindo que os dados da empresa estejam protegidos e em conformidade com as regulamentações aplicáveis.

Implementação do SharePoint na Sua Empresa

1. Planejamento Antes de implementar o SharePoint, é crucial planejar cuidadosamente. Isso inclui identificar as necessidades e objetivos da sua empresa, definir a estrutura do site, e planejar a migração de dados.
2. Configuração Inicial Na configuração inicial, você precisará definir a estrutura dos sites, bibliotecas de documentos e permissões de acesso. Isso garante que o SharePoint esteja configurado para atender às necessidades específicas da sua organização.
3. Treinamento e Adoção Para garantir que os colaboradores aproveitem ao máximo o SharePoint, é essencial oferecer treinamento adequado. Isso inclui treinamento sobre como usar as principais funcionalidades do SharePoint e melhores práticas para colaboração e gestão de documentos. Aqui na Brinov temos tudo isso para você.
4. Personalização O SharePoint permite uma ampla personalização para atender às necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui a criação de páginas personalizadas, fluxos de trabalho automatizados e integrações com outras ferramentas de negócios.
5. Monitoramento e Melhoria Contínua Após a implementação, é importante monitorar o uso do SharePoint e buscar continuamente melhorias. Isso inclui coletar feedback dos colaboradores, analisar métricas de uso e ajustar a configuração conforme necessário.

Exemplos de Uso do SharePoint

1. Gestão de Projetos O SharePoint é uma ferramenta excelente para a gestão de projetos. Com sites de equipe dedicados, calendários de projeto e fluxos de trabalho automatizados, as equipes podem colaborar de forma mais eficaz e manter-se organizadas.
2. Intranet Corporativa Muitas empresas usam o SharePoint como a base para sua intranet corporativa. Isso permite a comunicação interna eficiente, o compartilhamento de notícias e atualizações, e o acesso centralizado a recursos importantes.
3. Gestão de Conhecimento O SharePoint facilita a gestão de conhecimento dentro da empresa, permitindo o armazenamento e a organização de documentos, artigos e outros recursos valiosos.
4. Portal de Recursos Humanos Um portal de recursos humanos baseado no SharePoint pode centralizar informações importantes para os colaboradores, como políticas da empresa, benefícios, e formulários de solicitação.
5. Automação de Processos de Negócios Com os fluxos de trabalho do SharePoint, as empresas podem automatizar processos de negócios como aprovação de documentos, solicitação de férias, e muito mais.

Desafios na Implementação do SharePoint

Embora o SharePoint ofereça inúmeros benefícios, sua implementação pode apresentar alguns desafios. Esses desafios incluem a complexidade da configuração inicial, a necessidade de treinamento adequado para os colaboradores, e a gestão contínua para garantir que o SharePoint esteja sempre atualizado e atendendo às necessidades da empresa.

Para superar esses desafios, é importante contar com uma equipe de implementação experiente, investir em treinamento contínuo, e adotar uma abordagem proativa para a gestão do SharePoint.

Futuro do SharePoint

A Microsoft continua a investir no desenvolvimento do SharePoint, introduzindo novas funcionalidades e melhorias regularmente. O futuro do SharePoint parece promissor, com tendências como a integração com inteligência artificial, aprimoramentos na automação de processos e melhorias na experiência do usuário.

Conclusão

O SharePoint é uma ferramenta poderosa que pode transformar a maneira como sua empresa colabora e gerencia informações. Com suas amplas funcionalidades e capacidade de personalização, o SharePoint pode ajudar a potencializar a produtividade, melhorar a comunicação interna e simplificar processos de negócios. Implementar o SharePoint de forma eficaz requer planejamento cuidadoso, treinamento adequado e uma abordagem proativa para a gestão contínua. Com essas práticas, sua empresa pode aproveitar ao máximo os benefícios do SharePoint e se preparar para um futuro mais produtivo e colaborativo.