Project Management: o que é, quais são as vantagens e como gerenciar possíveis riscos?

By Laura Paulino

setembro 6, 2022

Você sente que os projetos da sua empresa não evoluem? Que não existe um planejamento sólido do que precisa ser feito, como fazer e quais são os possíveis resultados? Então talvez seu negócio ainda não conheça o conceito de Project Management.

Gerenciar seus projetos de maneira efetiva tornou-se uma necessidade — afinal, para obter sucesso, o modo como você e sua equipe controlam esse processo do início ao fim importa bastante.

Portanto, essa metodologia te ajuda a entender a estrutura do projeto e identificar os riscos que podem surgir no percurso — assim, seu time consegue elaborar um “plano b”, ou seja, ações para lidar com potenciais problemas que podem ameaçar o bom andamento do seu projeto.

Quer aprender sobre Project Management e como identificar e gerenciar riscos? Continue a leitura deste post.

Entenda o que é um projeto

Para compreender melhor sobre como o Project Management funciona, o primeiro passo é entender o conceito de projeto.

Projeto é um conjunto de atividades temporárias com o intuito de criar um produto, serviço ou qualquer outro resultado exclusivo. Construir projetos exige comprometimento de todos os envolvidos, atenção aos detalhes e objetivos bem definidos.

Eles podem ser feitos para melhorar alguma operação interna da empresa ou em novas iniciativas que visam entregar bons resultados para o mercado.

Nesse cenário, os prazos estipulados precisam ser seguidos, os recursos a serem utilizados têm que estar previamente estabelecidos e a equipe totalmente alinhada e em constante comunicação.

O que é Project Management

Project Management significa, na tradução literal, gerenciamento de projetos. Esse conceito diz respeito a tudo que é feito a fim de realizar um projeto, desde o planejamento até a sua execução e monitoramento.

Para que isso seja aplicado da melhor forma, são usadas habilidades e ferramentas específicas de gestão. 

As funções dos profissionais de Project Management — também conhecidos como Project Managers ou Gerentes de Projeto — vão desde a liderança do time, até o controle do cronograma e orçamento.

Em outras palavras, esse setor é responsável por todas as demandas de um projeto.

As práticas exercidas por essa metodologia são divididas em 5 etapas principais relacionadas ao ciclo de vida de um projeto. Conheça-as logo abaixo:

Etapas do Project Management

1. Iniciação

A etapa de iniciação se refere ao começo e organização do projeto de ponta a ponta, ou seja, a definição dos objetivos, pessoas envolvidas, prazos, orçamento, ferramentas, potenciais riscos etc.

Assim, como o próprio nome sugere, essa fase é o início de todo o processo.

Por isso, estruturar um bom plano de negócio é essencial, além de ser necessário fazer um Termo de Abertura, onde ficarão acordados todos os aspectos fundamentais da execução do projeto.

2. Planejamento

Na fase de planejamento é decidido como chegar nos resultados esperados, indicando as atividades e recursos a serem utilizados em cada etapa.

Aqui é o momento onde tudo começa a criar forma, os prazos são estabelecidos, a comunicação é feita com mais clareza, as funções são atribuídas com efetividade e o andamento dos processos fica mais organizado.

3. Execução

A etapa de execução é mais prática, ou seja, é o momento de realizar o que foi planejado na fase anterior. Nesse momento, é crucial que o responsável pelo projeto acompanhe a equipe, oriente e documente todas as atividades.

Dessa forma, é imprescindível avaliar as métricas do setor e fazer reuniões com os stakeholders para compreender como está o andamento das tarefas.

4. Monitoramento e controle

A fase de monitoramento deve caminhar em conjunto com a de execução, pois avaliar o desempenho é indispensável.

Portanto, esse é o período para analisar os indicadores da área de projeto e obter dados fundamentais para evitar erros que atrapalhem o seu desenvolvimento. Nessa parte, também vale a pena entender o ponto de vista dos envolvidos sobre o que precisa melhorar nas outras fases.

5. Encerramento

O encerramento diz respeito às revisões finais antes da entrega. Aqui, os stakeholders compartilham suas experiências durante a execução do projeto, o que deve ser melhorado para projetos futuros, o que deu certo etc.

Vantagens do Project Management

Agora que você já sabe o que é Project Management, fica mais fácil entender as vantagens que essa prática pode trazer para o seu negócio. Veja em seguida:

Redução de custos

Os recursos usados em um projeto são pré-definidos desde a sua iniciação. Tendo isso em mente, quando o orçamento é bem planejado, as chances de reduzir custos ao longo do processo são maiores.

Isso significa que, quando bem desenvolvido, seu projeto pode otimizar os gastos e garantir que seu investimento não seja perdido. 

Tomada de decisões mais assertivas

Aplicando o Project Management, sua equipe toma decisões mais assertivas, já que as funções estão bem divididas, os problemas são bem analisados e gerenciados, além do trabalho colaborativo que ajuda na execução das tarefas com mais eficiência.

Comunicação mais eficiente entre a equipe

Os Project Managers podem auxiliar para que o time se comunique com mais frequência, realizando reuniões e obtendo feedbacks.

Para que um projeto dê bons resultados, é essencial estimular essa comunicação entre as pessoas envolvidas. Assim, não fica nenhuma dúvida e/ou mal-entendido durante o processo.

Identificação e diminuição dos riscos

Identificar riscos é imprescindível no trabalho de Project Management. Isso porque detectar possíveis ameaças e oportunidades garante que sua empresa saiba como lidar com várias situações que, por vezes, podem atrasar a execução do seu projeto.

Dessa maneira, entender essas potenciais ameaças é fundamental para diminuí-las e gerenciá-las da melhor forma.

Riscos em Projetos: como gerenciar?

Durante o seu processo de Project Management, você provavelmente vai se deparar com riscos. E como vimos anteriormente, é importante saber lidar com eles sem atrasar ou impedir o andamento do seu projeto.

Mas como gerenciar e diminuir esses riscos? Aqui vão algumas dicas: 

  • Tenha objetivos claros para os projetos;
  • Analise o que foi documentado de projetos anteriores;
  • Peça opiniões de quem entende do assunto (profissionais especializados);
  • Verifique as características dos riscos que seu projeto possui (é uma oportunidade ou ameaça?É um risco interno ou externo?);
  • Elabore hipóteses e valide-as com testes;
  • Classifique esses riscos, descrevendo-os e separando-os, dependendo da probabilidade de acontecerem e os impactos que podem causar;
  • Tenha um plano de resposta para esses riscos, ou seja, como a sua equipe lidará com eles (um plano A e B, de preferência);
  • Utilize ferramentas para te ajudar a gerenciar seus projetos e as informações mais importantes — existem inúmeros softwares de gestão disponíveis no mercado e que facilitam nesse processo.

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