Conheça as vantagens da assinatura eletrônica para o RH

O mundo dos negócios está se tornando cada vez mais automatizado. Muitas funções que antes necessitavam de grandes esforços físicos para serem efetuadas, agora, podem ser realizadas em menos tempo e de forma totalmente digital.

Um ótimo exemplo dessa mudança é o uso da assinatura eletrônica para o RH.

Portanto, se você quer modernizar o seu negócio, otimizar os processos e melhorar os resultados, está na hora de conhecer melhor essa ferramenta.

Para te ajudar, preparamos um artigo com as principais vantagens desta inovação. Continue a leitura para saber mais!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma forma eficiente de autenticar documentos no ambiente digital.

Ou seja, ela é utilizada para acessar e compartilhar informações de forma online, já que tem a mesma validade de um documento com assinatura física. Isso significa que ela pode substituir a assinatura em papel.

Para entender melhor sobre as vantagens dessa ferramenta, pense em todas as atividades recorrentes de um departamento de RH.

Além disso, esse setor lida com vários documentos necessários, como contratos, folha de pagamento e cartões de ponto.

Esses documentos são relativamente complexos, mas como falamos, são indispensáveis.

Da mesma forma, é preciso pensar nos gastos que isso gera com impressão e envio de documentos.

Diante disso, para facilitar o trabalho e a comunicação entre os departamentos, a assinatura eletrônica para o RH pode ajudar, principalmente nas empresas em que boa parte dos funcionários faz home office.

Em quais situações a assinatura eletrônica para o RH se aplica?

O RH pode utilizar a assinatura do tipo eletrônico para diversos tipos de documentos, como contratos, negociações e autorizações.

Contudo, essa ferramenta não precisa ficar restrita ao setor de Recursos Humanos. Na verdade, ela também deve ser usada por outros colaboradores.

Assim, os trabalhadores que realizam as suas funções de forma remota, não precisarão se deslocar até a empresa para assinar apenas um documento, pois tudo será feito de forma digital.

A distância, nesse caso, não interfere de modo algum na comunicação interna da empresa.

Desse modo, a assinatura eletrônica para o RH faz com que todos possam economizar tempo e concluir negociações de forma digital.

Quais as principais vantagens da assinatura eletrônica para o RH?

O departamento de RH sempre está envolvido em tarefas que envolvem documentos que precisam de assinaturas. Caso contrário, eles não serão considerados válidos.

Contudo, em tempos de home office, nem sempre é fácil envolver as duas partes de uma negociação em um mesmo local.

Sendo assim, a assinatura eletrônica surge como a solução para resolver esse problema e facilitar os processos internos e externos.

Em vista disso, vamos listar alguns benefícios da assinatura eletrônica para o RH da sua empresa:

1. Acelera o recrutamento e a integração

A assinatura eletrônica otimiza o fluxo de trabalho, já que os colaboradores podem assinar documentos e formulários independentemente do local em que eles se encontram.

Desse modo, o tempo que eles passariam assinando documentos, poderá ser utilizado para tarefas que agreguem mais para a empresa, como por exemplo, a integração com a equipe.

Como você pode ver, a assinatura eletrônica para o RH pode ser usada desde a fase inicial do recrutamento, pois otimiza processos e reduz a burocracia.

2. Reduz o consumo de papel

Diversos negócios produzem bastante lixo e nem percebem isso.

A grande quantidade de papel utilizado para imprimir documentos ou oferecer suporte às principais tarefas dos colaboradores, é algo que atualmente, não condiz mais com a realidade do mercado.

Quando os serviços são alocados para os meios digitais, todos são beneficiados, incluindo a empresa, os colaboradores e os clientes.

Assim, além de agilizar processos, o seu negócio vai conseguir reduzir custos relacionados à impressão de documentos.

3. Aprovações mais rápidas

A assinatura eletrônica para o RH permite que os profissionais otimizem processos, obtendo aprovações mais rápidas e simplificadas em procedimentos que envolvem licenças e despesas.

Desse modo, esses processos se tornam mais dinâmicos e ágeis.

4. Processos mais digitais

A transformação digital veio para revolucionar o mundo dos negócios!

E quando o assunto é inovação, um dos principais desafios a serem enfrentados pelo RH, é perder menos tempo com a papelada e processos burocráticos, que dificultam a organização e a conclusão de atividades.

Os processos digitais de documentação, fazem com que as empresas possam manter o registro de todos os acordos e formulários de forma online e em segurança.

A assinatura eletrônica para o RH, sem dúvida alguma, ajuda a agilizar esses processos.

5. Aumento da produtividade da equipe

Os processos manuais e burocráticos, muitas vezes, prejudicam a produtividade da equipe.

Com o uso da assinatura eletrônica, o tempo para assinar negócios e fechar contratos, reduz consideravelmente.

Isso significa que uma empresa com foco em inovação e tecnologia, faz com que os funcionários se tornem mais produtivos e eficientes. Afinal, o tempo que antes era gasto com atividades burocráticas, agora, poderá ser utilizado para tarefas mais estratégicas.

6. Segurança e proteção de dados

Fraudes em contratos físicos, infelizmente, são mais comuns do que as pessoas imaginam.

Logo, os documentos assinados de forma digital, ficam alocados em servidores criptografados, o que aumenta a segurança das informações.

7. Gestão de dados unificada

A gestão unificada, também chamada de gestão integrada, permite a integração de processos e maior controle de ações.

Assim, a unificação dos dados traz vários benefícios, como a facilidade na utilização das informações e segurança dos dados. Esses fatores são essenciais para o departamento de RH!

Dessa forma, manter os documentos em um único sistema facilita a organização dos funcionários e permite o acesso aos arquivos por múltiplos profissionais autorizados.

Agora você viu o quanto a assinatura eletrônica para o RH é indispensável no atual cenário em que estamos vivendo, já que o número de profissionais que trabalham de forma remota ou híbrida, tende a aumentar.

E se você quer trazer os benefícios dessa tecnologia para a sua empresa, entre em contato com a Brinov!