7 dicas para melhorar a comunicação interna da sua empresa

Para melhorar a comunicação interna, que tem papel estratégico no ambiente corporativo, é necessário implementar algumas medidas para garantir a eficiência dos processos de uma empresa.

Assim, ela contribui para a cultura organizacional, mantém a equipe informada sobre as principais tendências e ajuda no alinhamento de objetivos da empresa com os colaboradores.

Portanto, para alcançar bons resultados a comunicação interna deve ser planejada e organizada corretamente.

Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura!

O que é comunicação interna?

A comunicação interna, basicamente, é o conjunto de interações e relacionamentos dentro de uma organização.

Trata-se da transmissão e circulação das informações relevantes e estratégicas em uma empresa.

Assim, cabe a comunicação interna fazer com que o fluxo de informação circule tanto de forma vertical (entre superiores e subordinados e vice-versa) ou de forma horizontal (entre colaboradores que se encontram no mesmo nível hierárquico).

O principal objetivo dessa estratégia é manter os funcionários alinhados e engajados com os objetivos, valores, cultura e discursos da empresa.

Dessa forma, são estabelecidas condutas que reafirmam o que a organização prega.

A eficiência do fluxo de informação interna só é garantida quando a comunicação ocorre de forma clara e transparente.

Como melhorar a comunicação interna na sua empresa?

Colocar esse conceito em prática não é tão difícil quanto parece. Felizmente, há estratégias bem simples e objetivas, que podem melhorar o fluxo de informações dentro da empresa.

Para ajudá-lo, seguem algumas dicas básicas de como aprimorar a comunicação no ambiente de trabalho:

1. Conheça bem a empresa e os funcionários

Parece algo óbvio, mas muitos gestores e profissionais deixam esse conceito de lado.

A comunicação interna busca alinhar os funcionários com as estratégias de uma empresa. Por esse motivo, é necessário estudar ambos muito bem.

Comece com o seu negócio e seus respectivos valores, metas, objetivos, missão, visão e cultura organizacional.

Já os funcionários, devem ser compreendidos com base em seus valores pessoais, habilidades e outras características que ajudarão a definir a forma como o processo de troca de informação irá acontecer.

2. Encontre os ruídos existentes entre os setores da empresa

Os ruídos na comunicação são os elementos que impedem que uma mensagem circule da forma desejada e que os objetivos estabelecidos por ela sejam alcançados.

Ou seja, é que impede que uma mensagem chegue ao destinatário de forma clara e objetiva.

O problema é que os ruídos na comunicação, em algumas situações, causam prejuízos financeiros e diminuem a produtividade dos funcionários, que irão ter que realizar correções de tarefas que não foram realizadas da forma correta por causa dos ruídos internos.

Portanto, para evitar os ruídos que atrasam a conclusão de tarefas e fazem com que os funcionários recebam informações equivocadas, é importante investir na comunicação interna da sua empresa.

Ferramentas tecnológicas e criação dos padrões de linguagem, são formas relativamente simples de evitar os ruídos existentes.

3. Centralize as informações

Para melhorar a comunicação interna, é importante agrupar as informações essenciais para cada equipe em um único local.

O hábito de fragmentá-las, compromete a produtividade dos funcionários e a agilidade nos processos.

Isso porque, quanto mais fácil for para os funcionários encontrar uma informação essencial, melhor será o fluxo de comunicação dentro da empresa.

4. Estabeleça bons canais de comunicação

Por exemplo, a implantação de uma infraestrutura apropriada, requer o uso de elementos tecnológicos específicos, como um e-mail corporativo e sistemas de gestão.

Com o e-mail corporativo, fica muito mais fácil filtrar conteúdos que são recebidos diariamente.

Além disso, essa ferramenta traz mais credibilidade para a empresa e organização para os funcionários.

Já os sistemas de gestão, ajudam na centralização de informações, permitem a conectividade, a mobilidade e automatizam processos.

5. Utilize ferramentas de videoconferência

A videoconferência é uma ferramenta de comunicação que permite a realização de reuniões entre pessoas que se encontram em lugares diferentes.

No ano de 2020, devido ao aumento de brasileiros trabalhando de forma remota, a videoconferência começou a fazer parte do dia a dia das empresas.

Sendo assim, essa ferramenta tecnológica viabiliza a transmissão de áudios e imagens através de plataformas específicas.

Caso os funcionários da sua empresa não trabalhem todos no mesmo local, é importante utilizar ferramentas tecnológicas que facilitem o processo de troca de informação.

Aliás, as conversas e assuntos que não podem ser resolvidos com um simples e-mail ou telefonema, podem ser otimizados através das videoconferências.

6. Desburocratize o contato entre os setores da empresa

É nesse momento que muitos gestores começam a cometer graves erros.

Para tentar organizar o processo de comunicação, eles criam várias regras e burocratizam o contato entre funcionários de diferentes setores. Porém, acontece justamente o oposto.

Consequentemente, os resultados da burocracia interna, trazem impactos negativos para a empresa.

Qualquer tipo de barreira de contato entre os diferentes setores de uma empresa, ou então, entre funcionários que trabalham de forma remota com os que trabalham presencialmente, só dificulta a troca de informação.

Na maioria das vezes, não há necessidade de preencher formulários ou agendar horários para que os colaboradores consigam se comunicar com seus superiores ou funcionários de outros departamentos.

Os processos devem ser objetivos, simples e rápidos.

Desse modo, isso pode ser feito com a eliminação de barreiras físicas e o uso softwares de comunicação interna, que otimizam a troca de informações.

7. Acompanhe e otimize os principais indicadores de desempenho

Para garantir que as estratégias de comunicação interna tragam os resultados esperados, você vai precisar de métricas.

Através delas, é possível fazer uma mensuração mais precisa.

Os indicadores de desempenho e as métricas, estão profundamente relacionados aos objetivos estratégicos de comunicação interna.

Esses são alguns indicadores que devem ser monitorados:

• Pesquisa do clima organizacional

• NPS dos colaboradores

• Engajamento dos colaboradores

• Estrutura e organização dos canais

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