9 motivos para a sua empresa fazer reuniões por videoconferência

Com a popularização do trabalho remoto, que é algo positivo tanto para os funcionários quanto para as empresas, as organizações precisam de uma alternativa para as reuniões presenciais. E é nesse momento que entram as reuniões com videoconferência.

Não importa se você quer melhorar a comunicação interna da empresa ou oferecer mais um diferencial para os clientes e fornecedores.

Esse recurso tecnológico se tornou parte da rotina da maioria das organizações e a tendência é que no futuro, a maioria das reuniões aconteça de forma online e através de plataformas de videoconferência.

Aliás, você sabia que quase 80% dos brasileiros querem continuar em home office no ano de 2021?

Por isso, quanto antes a sua empresa começar a utilizar ferramentas de videoconferência, melhor.

Pensando nisso, preparamos um post para falar mais sobre os principais benefícios das videoconferências para as organizações. Quer saber quais são eles? Então continue a leitura:

1. Integração da comunicação interna

Se você quer acompanhar de perto o andamento de projetos e ter uma visão mais ampla da rotina de trabalho em cada setor, está na hora de começar a fazer reuniões com videoconferência.

Um dos principais desafios das empresas brasileiras, é conseguir unificar a comunicação empresarial. Pois bem, uma das formas de resolver esse problema, é através das videoconferências, que democratizam o processo de troca de informações.

Dessa forma, os funcionários conseguem trabalhar de forma integrada e mais produtiva.

2. Redução de gastos com deslocamento

As reuniões online encurtam distâncias e fazem com que seja possível se comunicar em tempo real com pessoas que estão em qualquer lugar do mundo.

Além disso, a sua empresa consegue economizar muito, já que não será mais necessário gastar com passagens, combustível, hospedagem, etc.

Se você está procurando maneiras de reduzir custos organizacionais, então está na hora de utilizar a tecnologia ao seu favor.

Uma boa videoconferência pode ser a solução para melhorar o relacionamento com clientes e funcionários sem precisar aumentar os custos com deslocamento.

3. Imagem da empresa

As reuniões com videoconferência podem melhorar a imagem da sua empresa.

O motivo?

Bom, quando você oferece um novo recurso para os clientes, que a maioria das empresas concorrentes ainda não utiliza, eles ficam com uma imagem positiva da organização.

Primeiro, porque você ajuda seus clientes a otimizar o tempo, já que eles não vão mais precisar se deslocar até a empresa para oficializar um acordo.

Segundo, porque você mostrará a eles que a empresa é dinâmica, moderna e está por dentro dos principais avanços tecnológicos.

4. Alinhamento de processos, metas e objetivos

Na maioria das vezes, as reuniões online eliminam a necessidade de encontros físicos.

Isso significa que elas também podem ser utilizadas para agilizar processos e alinhar os objetivos que devem ser conquistados tanto pelos gestores quanto pelos colaboradores.

Com as reuniões em videoconferência, você consegue compartilhar arquivos, imagens e gráficos para que todos os participantes tenham acesso aos dados apresentados.

Esse recurso é extremamente útil, pois dependendo do setor de atuação da empresa que você gerencia ou trabalha, é possível definir objetivos mais precisos com a equipe de funcionários que vai participar do processo de tomada de decisão naquele momento.

5. Mais produtividade para os funcionários

As reuniões com videoconferência facilitam a vida dos funcionários que fazem home office.

Aliás, não só dos que fazem home office. Se na sua empresa, há um grupo de colaboradores que trabalha de forma remota e outro que trabalha de forma presencial, você deve encontrar meios de facilitar a comunicação entre esses dois grupos.

Uma das melhores formas de fazer isso, sem dúvida alguma, é começar a utilizar ferramentas de videoconferências.

Quando você melhora o processo de comunicação interna, a produtividade dos funcionários aumenta, já que as chances de eles cometerem erros durante a execução de atividades, diminui consideravelmente.

Além disso, as videoconferências agilizam o processo de tomada de decisão. Dessa forma, os funcionários conseguem entregar mais em menos tempo.

6. Videoconferências podem ser realizadas de qualquer lugar

As médias e grandes empresas, que possuem funcionários em diversos cantos do país, sabem o quanto é difícil reunir todos os gestores em um único espaço físico.

Na verdade, isso é até possível. Porém, os gastos referentes ao planejamento de viagens costumam ser relativamente altos.

A boa notícia é que com as reuniões em videoconferência, você elimina totalmente a necessidade de fazer com que todos os gestores precisem se reunir em um único local.

Desde que você tenha acesso à internet, pode fazer videoconferências de qualquer lugar.

7. Compartilhamento de telas e documentos

Como já falamos, as reuniões com videoconferência possibilitam o compartilhamento de imagens e arquivos com outras pessoas da empresa.

Reuniões online podem acontecer de diversas formas. Mas na maioria das situações, uma chamada por vídeo não é suficiente para mostrar aos clientes e funcionários tudo o que você precisa.

Por isso, embora as reuniões online tradicionais já ajudem a facilitar o processo de comunicação, é preciso ir um pouco além.

Utilizar soluções tecnológicas que permitem o compartilhamento de telas e documentos faz toda a diferença.

Isso torna o entendimento melhor e faz com que a comunicação ocorra de modo mais dinâmico.

8. Segurança

Atualmente, uma das principais preocupações das empresas é com a questão de segurança, já que ataques cibernéticos estão se tornando frequentes.

As ferramentas de videoconferência oferecem mais segurança através da criptografia de dados e do sistema de identificação dos usuários

9. Registro de informações

Registrar informações é importante, porque além de elas poderem ser compartilhadas com pessoas que não participaram da reunião, você também pode utilizar o registro como prova de que determinada informação foi dita durante a reunião, caso em algum momento, seja necessário comprovar isso.

Essa vantagem traz mais segurança e agilidade para a sua empresa.

Como utilizar ferramentas de videoconferência na sua empresa?

Você quer utilizar ferramentas tecnológicas para melhorar o processo de comunicação interna e externa na sua organização? Então entre em contato com a equipe de atendimento da Brinov.

Nós sabemos o quanto a tecnologia pode otimizar o lucro da sua empresa, melhorar a produtividade dos funcionários e fazer com que a organização ganhe vantagem competitiva no mercado.