Project Management: o que é, quais são as vantagens e como gerenciar possíveis riscos?

Você sente que os projetos da sua empresa não evoluem? Que não existe um planejamento sólido do que precisa ser feito, como fazer e quais são os possíveis resultados? Então talvez seu negócio ainda não conheça o conceito de Project Management.

Gerenciar seus projetos de maneira efetiva tornou-se uma necessidade — afinal, para obter sucesso, o modo como você e sua equipe controlam esse processo do início ao fim importa bastante.

Portanto, essa metodologia te ajuda a entender a estrutura do projeto e identificar os riscos que podem surgir no percurso — assim, seu time consegue elaborar um “plano b”, ou seja, ações para lidar com potenciais problemas que podem ameaçar o bom andamento do seu projeto.

Quer aprender sobre Project Management e como identificar e gerenciar riscos? Continue a leitura deste post.

Entenda o que é um projeto

Para compreender melhor sobre como o Project Management funciona, o primeiro passo é entender o conceito de projeto.

Projeto é um conjunto de atividades temporárias com o intuito de criar um produto, serviço ou qualquer outro resultado exclusivo. Construir projetos exige comprometimento de todos os envolvidos, atenção aos detalhes e objetivos bem definidos.

Eles podem ser feitos para melhorar alguma operação interna da empresa ou em novas iniciativas que visam entregar bons resultados para o mercado.

Nesse cenário, os prazos estipulados precisam ser seguidos, os recursos a serem utilizados têm que estar previamente estabelecidos e a equipe totalmente alinhada e em constante comunicação.

O que é Project Management

Project Management significa, na tradução literal, gerenciamento de projetos. Esse conceito diz respeito a tudo que é feito a fim de realizar um projeto, desde o planejamento até a sua execução e monitoramento.

Para que isso seja aplicado da melhor forma, são usadas habilidades e ferramentas específicas de gestão. 

As funções dos profissionais de Project Management — também conhecidos como Project Managers ou Gerentes de Projeto — vão desde a liderança do time, até o controle do cronograma e orçamento.

Em outras palavras, esse setor é responsável por todas as demandas de um projeto.

As práticas exercidas por essa metodologia são divididas em 5 etapas principais relacionadas ao ciclo de vida de um projeto. Conheça-as logo abaixo:

Etapas do Project Management

1. Iniciação

A etapa de iniciação se refere ao começo e organização do projeto de ponta a ponta, ou seja, a definição dos objetivos, pessoas envolvidas, prazos, orçamento, ferramentas, potenciais riscos etc.

Assim, como o próprio nome sugere, essa fase é o início de todo o processo.

Por isso, estruturar um bom plano de negócio é essencial, além de ser necessário fazer um Termo de Abertura, onde ficarão acordados todos os aspectos fundamentais da execução do projeto.

2. Planejamento

Na fase de planejamento é decidido como chegar nos resultados esperados, indicando as atividades e recursos a serem utilizados em cada etapa.

Aqui é o momento onde tudo começa a criar forma, os prazos são estabelecidos, a comunicação é feita com mais clareza, as funções são atribuídas com efetividade e o andamento dos processos fica mais organizado.

3. Execução

A etapa de execução é mais prática, ou seja, é o momento de realizar o que foi planejado na fase anterior. Nesse momento, é crucial que o responsável pelo projeto acompanhe a equipe, oriente e documente todas as atividades.

Dessa forma, é imprescindível avaliar as métricas do setor e fazer reuniões com os stakeholders para compreender como está o andamento das tarefas.

4. Monitoramento e controle

A fase de monitoramento deve caminhar em conjunto com a de execução, pois avaliar o desempenho é indispensável.

Portanto, esse é o período para analisar os indicadores da área de projeto e obter dados fundamentais para evitar erros que atrapalhem o seu desenvolvimento. Nessa parte, também vale a pena entender o ponto de vista dos envolvidos sobre o que precisa melhorar nas outras fases.

5. Encerramento

O encerramento diz respeito às revisões finais antes da entrega. Aqui, os stakeholders compartilham suas experiências durante a execução do projeto, o que deve ser melhorado para projetos futuros, o que deu certo etc.

Vantagens do Project Management

Agora que você já sabe o que é Project Management, fica mais fácil entender as vantagens que essa prática pode trazer para o seu negócio. Veja em seguida:

Redução de custos

Os recursos usados em um projeto são pré-definidos desde a sua iniciação. Tendo isso em mente, quando o orçamento é bem planejado, as chances de reduzir custos ao longo do processo são maiores.

Isso significa que, quando bem desenvolvido, seu projeto pode otimizar os gastos e garantir que seu investimento não seja perdido. 

Tomada de decisões mais assertivas

Aplicando o Project Management, sua equipe toma decisões mais assertivas, já que as funções estão bem divididas, os problemas são bem analisados e gerenciados, além do trabalho colaborativo que ajuda na execução das tarefas com mais eficiência.

Comunicação mais eficiente entre a equipe

Os Project Managers podem auxiliar para que o time se comunique com mais frequência, realizando reuniões e obtendo feedbacks.

Para que um projeto dê bons resultados, é essencial estimular essa comunicação entre as pessoas envolvidas. Assim, não fica nenhuma dúvida e/ou mal-entendido durante o processo.

Identificação e diminuição dos riscos

Identificar riscos é imprescindível no trabalho de Project Management. Isso porque detectar possíveis ameaças e oportunidades garante que sua empresa saiba como lidar com várias situações que, por vezes, podem atrasar a execução do seu projeto.

Dessa maneira, entender essas potenciais ameaças é fundamental para diminuí-las e gerenciá-las da melhor forma.

Riscos em Projetos: como gerenciar?

Durante o seu processo de Project Management, você provavelmente vai se deparar com riscos. E como vimos anteriormente, é importante saber lidar com eles sem atrasar ou impedir o andamento do seu projeto.

Mas como gerenciar e diminuir esses riscos? Aqui vão algumas dicas: 

• Tenha objetivos claros para os projetos;
• Analise o que foi documentado de projetos anteriores;
• Peça opiniões de quem entende do assunto (profissionais especializados);
• Verifique as características dos riscos que seu projeto possui (é uma oportunidade ou ameaça?É um risco interno ou externo?);
• Elabore hipóteses e valide-as com testes;
• Classifique esses riscos, descrevendo-os e separando-os, dependendo da probabilidade de acontecerem e os impactos que podem causar;
• Tenha um plano de resposta para esses riscos, ou seja, como a sua equipe lidará com eles (um plano A e B, de preferência);
• Utilize ferramentas para te ajudar a gerenciar seus projetos e as informações mais importantes — existem inúmeros softwares de gestão disponíveis no mercado e que facilitam nesse processo.

Quer adquirir uma solução digital para aprimorar a área de Project Management da sua empresa? Acesse brinov.com e fale com um de nossos representantes!