O trabalho remoto consiste na realização de atividades profissionais à distância, utilizando a tecnologia para concluir tarefas e se comunicar com outros colaboradores. 

Porém, trabalhar com equipes remotas exige a prática de novos modelos de gestão e ferramentas adequadas, que otimizem a comunicação interna e facilitem a execução de projetos, como o Google Workspace.

Pensando nisso, no artigo de hoje, vamos falar tudo sobre essa solução de colaboração, que foi desenvolvida para ajudar negócios de todos os tamanhos e setores a realizarem tarefas do dia a dia com mais eficiência. Boa leitura!

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é uma plataforma que oferece diversos recursos para as empresas.

Sendo assim, o pacote de ferramentas é hospedado na nuvem do Google e foi projetado com o objetivo de criar um ambiente de colaboração e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Esse serviço, quando foi lançado no ano de 2006, era chamado de Google Apps. Em 2016, passou a se chamar G Suite.

Contudo, no ano de 2020 teve o nome alterado para Google Workspace. Desde então, passou por várias mudanças e, atualmente, todos os recursos podem ser encontrados em um único local.

Quais as principais vantagens do Google Workspace?

O Google Workspace é indicado para empresas de todos os tamanhos, freelancers e pequenos times.

Afinal, a ferramenta oferece uma grande quantidade de recursos, que podem ser utilizados de forma integrada e acessível.

Dentre as principais vantagens do Google Workspace, podemos citar:

• Facilidade de uso

• Solução baseada em nuvem

• Grande espaço para armazenamento

• Colaboração em tempo real

• Personalização de domínio e e-mail

• Proteção de dados reforçada

• Soluções que se adaptam às necessidades da empresa

Como usar o Google Workspace para o gerenciamento de equipes remotas

Como você pode ver, a plataforma oferece benefícios para todos os tipos de empresas, independentemente do tamanho ou do segmento.

Mas se você trabalha com a gestão de equipes remotas, tem ainda mais motivos para começar a usar os recursos disponíveis nessa solução.

Saiba agora mesmo como utilizar o Google Workspace para gerenciar equipes à distância, aumentar a produtividade dos funcionários e executar projetos de forma integrada e eficiente:

1. Otimize as conversas com o Google Meet

A comunicação interna é essencial para favorecer o desempenho e alinhar os objetivos do negócio com a equipe.

O Google Meet, uma das ferramentas que faz parte do Google Workspace, pode ajudar a sua empresa em relação a isso.

Assim, através desse recurso fica mais fácil realizar videochamadas com pessoas dentro e fora da empresa.

Na prática, a ferramenta facilita a realização de reuniões em grupo, permite o uso do chat e conta com uma ótima solução para otimizar a comunicação: o compartilhamento de tela — usado para compartilhar o conteúdo da tela de um dispositivo com outros.

2. Edite documentos de equipe em tempo real

Uma das principais dificuldades no processo de gerenciamento de equipes remotas é a realização de tarefas em conjunto.

Afinal, sem as ferramentas necessárias, esse trabalho se torna mais complexo e demorado.

Além disso, o Google Workspace traz os recursos que a sua empresa precisa para editar documentos e arquivos em tempo real.

Desse modo, é possível fazer modificações em planilhas e apresentações com membros da equipe, mesmo se você não estiver na empresa.

Como as alterações são feitas de maneira automática, os membros sempre vão acessar a versão mais atualizada do documento.

3. Crie grupos de trabalho

É possível criar grupos de trabalho através de listas de e-mail criadas com o serviço “Grupos do Google”.

Por meio de uma configuração simples, o gestor define as regras e os usuários que podem participar. Isso é importante para evitar que estranhos participem do grupo e tenham acesso às informações.

4. Organize eventos com o Google Agenda

Com o Google Agenda, você pode programar reuniões e organizar melhor as atividades da equipe.

Dessa forma, essa ferramenta de organização vai ajudar na definição de prazos e acompanhamento de projetos.

Uma das principais vantagens do Google Agenda, é que ele não precisa ser instalado no computador. Os gestores e colaboradores só precisam fazer o login com a conta Google para acessá-lo.

Caso ache necessário, você pode sincronizar a sua agenda com a de outras pessoas. Assim, será notificado se alguma alteração for feita.

Embora seja um recurso relativamente simples, com o Google Agenda, você consegue estabelecer metas e otimizar a produtividade da equipe.

Afinal, ao criar personalizações de acordo com os diferentes tipos de atividades e eventos, torna-se mais fácil visualizar os compromissos e identificar os projetos que são prioridade para a empresa.

O calendário pode ser acessado através de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet.

5. Reúna informações importantes sobre membros da equipe e clientes

Um dos recursos mais interessantes do Google Workspace para quem deseja coletar informações de grupos grandes, é o Google Forms.

Essa ferramenta, que está inclusa na plataforma, é a opção ideal para captar e organizar informações, sejam elas simples ou complexas.

Os formulários, de maneira geral, são utilizados para coletar informações de contato, gerenciar registros e planejar eventos.

Além disso, imagens e vídeos podem ser adicionados nos formulários e pesquisas que serão enviados para membros da equipe e clientes.

Para analisar os resultados, organize os dados através das tabelas e gráficos disponibilizados pela ferramenta.

O Google Workspace é seguro?

Essa é uma das principais dúvidas de quem trabalha com gestão de equipes remotas ou presenciais.

As atividades de uma empresa, normalmente, geram centenas de dados, e, preservar essas informações com segurança, é essencial.

Mas com o Google Workspace, os administradores das contas poderão gerenciar o acesso dos membros e configurar processos de autenticação de dois fatores.

Além disso, a infraestrutura de nuvem da plataforma foi desenvolvida com padrões rigorosos de qualidade, privacidade e segurança.

Se você quer gerenciar equipes à distância com mais facilidade, otimizar a comunicação interna e utilizar os recursos necessários para esse trabalho, está na hora de conhecer melhor o Google Workspace.

Para mais informações, entre em contato com um dos consultores da Brinov.